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Déposer votre demande de subvention

Les demandes de subventions se font via le portail sécurisé et dédié :  www.marseilleservices.fr/portailSubvention

  • A chacune des étapes, une note explicative indique la marche à suivre. Les notes ci-dessous peuvent également servir de complément d'information.
  • Nouveau : retrouvez une présentation du Guichet unique des subventions, expliquant les modalités de dépôt et de traitement des demandes de subvention à la Ville Marseille .

Infos pratiques :

 
Le dépôt des demandes de subvention auprès de la Ville de Marseille est entièrement dématérialisé et s'effectue uniquement en ligne sur ce site : www.marseilleservices.fr/portailSubvention
Le guichet des demandes de subventions est ouvert :
lundi, mardi, mercredi et vendredi / 08h30 – 12h00 et de 13h30 - 17h00
Par téléphone : 04 91 14 62 04 / 09 / 14 
Email : guichetdemandesubvention@marseille.fr (pour la prise en compte de votre demande, merci de rappeler le nom de l'association)
Rappel : Le portail des Subventions est accessible du lundi au dimance de  2h à 22h uniquement.

 

Modalité de dépôt et de traitement des demandes de subventions

Qu’est ce qu’une subvention ?

 

Une définition légale récente

«Constituent des subventions [...] les contributions facultatives de toute nature valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement à la contribution au développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire».
Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en oeuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires.
Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent.
Loi n 2014 856 du 31 juillet 2014 sur l’économie sociale et solidaire modifiant la loi 2000 321 du 12 avril 2000
Ce texte a été précisé par la Circulaire n 5811 SG du 29 septembre 2015 relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations Elle qui est accompagnée d’un guide d’usage de la subvention, de modèles de convention d’objectifs, etc.

Les critères

Plusieurs critères découlent de l’article précité :

  • Une association indépendante.
  • Une aide facultative (pas de « droit à subvention », ni au renouvellement).
  • Une activité d’intérêt général, qui interdit de soutenir une activité concurrentielle, cf les « 4 P » alternatifs de l’administration fiscale.
    - Prix (tarif social)
    - Produit (existe sur le marché ou pas)
    - Publicité (canaux habituels des activités commerciales ou non)
    - Public (intérêt général ou clients)
  • Une initiative purement privée/associative les fonds versés en contrepartie de prestations, d’obligations imposées par la collectivité ne sont pas des subventions ( selon les cas, un marché public, une concession, etc.)

ATTENTION :
À cela s’ajoutent des principes généraux :

  • Le contrôle de l’utilisation des deniers publics.
  • L’annualité budgétaire.
  • La cohérence des politiques publiques.
  • L’intérêt local.

Certaines subventions sont interdites ou très règlementées : objet cultuel, compétences de l’État, transfert de subvention associations en grande difficulté financière.

Les trois catégories

La loi identifie les subventions destinées à :

  • La réalisation d’une ACTION spécifique, attribuées pour la réalisation d’un projet en particulier.
  • La réalisation d’un projet d’ INVESTISSEMENT, allouées pour l’acquisition de biens ou matériels qui seront utilisés sur plusieurs exercices.
  • La contribution au financement global de la structure, à son FONCTIONNEMENT notamment pour couvrir les charges non répartissables sur les actions.

 

Le dépôt d’une demande 

 

Parcours d’une demande de subvention

1/ Dépôt de la demande sur le portail

2/ Guichet unique

  • FAISABILITÉ.
  • Analyse centralisée en un point d’entrée unique, une direction dédiée au Guichet.
  • Vérification de la complétude du dossier.
  • Contrôle juridique et financier de la structure et de la demande.

3/ Service opérationnel + élu référent

  • OPPORTUNITÉ.
  • Chaque secteur (social, culture, sport, etc).
  • Analyse de l’opportunité et du montant de la demande.
  • Compatibilité et cohérence avec l’action publique.

4/ Approbation en Conseil municipal

  • Mise en oeuvre / liquidation.
  • Contrôle.

 

► Les trois étapes initiales :

  • 1ère étape créer un compte sur le portail dédié de la Ville www marseilleservices fr/portailSubvention
  • 2e étape faire une demande de votre code de rattachementpar courriel guichetdemandesubvention@marseille fr
  • 3e étape a près réception du code (identifiant unique de l’association), se rendre sur le portail « Mon association »,« Représentants » pour inscrire tous les membres du bureau, puis « Mes demandes », et « Déposer une demande ».

À noter :
Pour la première demande, joindre une fiche INSEE récente (avec n de SIRET) et le récépissé de création, de modification ou de publication au JO.
 

► Deux rubriques importantes :
1/ Mon association 
L’onglet « Pièces permanentes » est toujours accessible, indépendamment du calendrier de campagne Il permet le rattachement en ligne et en continu de documents, et la mise à jour du dossier de l’association.

2/ Mes demandes
 Permet la visualisation des demandes antérieures ou en cours, du calendrier de campagne et l’initialisation de toute nouvelle demande, à enregistrer impérativement dans les délais inscrits dans le calendrier de campagne.

 

► Les dates

Vérifier le calendrier des campagnes de subvention en fonction du domaine d'activité de l'association.

 

Consultation des mairies de secteurs

ArticleL 2511 14 du Code général des collectivités territoriales
«Le conseil municipal consulte[...] le conseil d'arrondissement sur le montant des subventions que le conseil municipal se propose d'attribuer aux associations dont l'activité s'exerce dans le seul arrondissement, ou au profit des seuls habitants de l'arrondissement, quel que soit le siège de ces associations.
L'avis du conseil d'arrondissement ne peut avoir pour effet de majorer le montant global des crédits consacrés par le budget communal aux associations visées ci dessus.
À défaut d'avis émis dans les délais fixés, le conseil municipal délibère [...] »
 

Mise en oeuvre de la subvention

 

Formalisation de la subvention
Support juridique :
Au delà de 23 000 euros, la réglementation impose la conclusion de convention définissant l'objet, le montant, les modalités de versement et les conditions d'utilisation des subventions.
La Ville de Marseille s’impose cette pratique dès le premier euro versé, joignant aux conventions certaines pièces justificatives :
- Documents communs : Composition du bureau, procès verbal d’assemblée générale, rapport du CAC, etc
- Documents spécifiques : subventions Action (budget propre de l’action...) ou Investissement (factures...)

Cas particulier les subventions en nature :
Exemples : mise à disposition d’un local, prêt de matériel, créneaux d’équipements sportifs.
Elles doivent être valorisées et intégrées aux comptes de l’association.

 

►  Une fois la subvention votée et signée
Paiement :

  • La Ville de Marseille émet le mandat de paiement.
  • Et se charge du contrôle budgétaire.
  • L’État procède au versement effectif des fonds, le cas échéant en plusieurs versements.

Contrôle : 

  • Effectué par la Ville de Marseille.
  • En cas d'annulation : non versement ou remboursement (total ou partiel).

► Modalités de dépot et de traitement (pdf)


 

Présentation du Guichet unique des subventions :

A chacune des étapes, une note explicative indique la marche à suivre. Les notes ci-dessous peuvent également servir de complément d'information.

Les dates

 

Compte de l'association

 

Se rendre sur le portail dédié : www.marseilleservices.fr/portailSubvention

Ouverture d'un compte :

  • création d'un compte : cliquer sur créer un compte puis renseigner les champs. Attention, pour l'adresse mail il est préférable de renseigner l'email "générique" de l'association,
  • un email est envoyé avec le code pour la première connexion uniquement, il vous appartient ensuite de le modifier,
  • renseigner les données.
     

Vous avez dèjà un compte :

  • se logger avec identifiant et mot de passe,
  • vérifier les dates de campagne en fonction du secteur d'intervention de l'association,
  • télécharger toutes les fiches de demande en Action et en Investisement.
     

Aller sur mes demandes

 
  • déposer la demande - respecter les dates du calendrier,
  • joindre les fiches complétées,
  • noter le numéro de votre demande.
     

Attribution des subventions

 
  • un contrôle juridique et financier est effectué pour étudier la recevabilité de la demande,
  • le service compétent par thématique étudie le dossier qui passe en suite en commission des élus avant d'être soumis au vote du Conseil municipal,
  • l'attribution se fait par délibération lors des conseil municipaux des mois d'avril, juin et octobre,
  • un courrier est ensuite adressé à l'association pour  l'informer du montant de la subvention octroyée,
  • le président doit signer la convention financière à la Direction action sociale et animation - 40 rue Fauchier (2e),
  • dès la complétude du dossier, la procédure de mise en paiement est enclenchée suivie d'un virement du Trésor public.


Liste des pièces obligatoires

 
  • Attestation de non modification du bureau (à renouveler tous les ans),
  • Attestation URSSAF ou équivalent (si salarié, à renouveler tous les ans),
  • Bilan, Compte de résultat et annexes (à joindre annuellement dès la tenue de l'AG d'approbation),
  • Budget prévisionnel analytique de fonctionnement de l'Association (selon modèle type, à renouveler tous les ans),
  • DADS 1 nominative (si salariés) et / ou DADS 2 (si honoraires) - (à renouveler tous les ans),
  • Déclaration sur l'honneur datée et signée (pour chaque demande de subvention déposée),
  • Documents thématiques complémentaires (Fiches Sports, Culture...),
  • Fiche de situation au Répertoire INSEE,
  • Journal Officiel de création ou de modification,
  • Liste des membres du bureau et du Conseil d'Administration datée et signée,
  • Procès verbal de l'Assemblée Générale ayant approuvé les comptes, daté et signé (à joindre annuellement dès la tenue de l'AG),
  • Programme prévisionnel d'activité détaillé (à renouveler tous les ans),
  • Rapport d'activités (dernier exercice approuvé, (à renouveler tous les ans),
  • Rapport du commissaire aux comptes (le cas échéant),
  • Récépissé de déclaration de modification en Préfecture,
  • Relevé d'identité bancaire (à renouveler tous les ans),
  • Statuts datés et signés.

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